Как выигрывать тендеры

Создать Компанию и проработать какое-то количество времени
Всегда есть вопросы, может ли ИП принимать участие в тендере или только ООО? Фирма должна быть с НДС или на УСН? Как долго должна проработать фирма? Отвечу по опыту: идеальный и универсальный вариант - если фирма проработала не менее 5 лет и находится на ОСНО (с НДС). В этом случае такая компания может принимать участие в 99% тендерах. Что же делать если ИП, ООО на УСН работает не 5 лет, а 1 год. Ничего страшного, смелее, друзья стратапперы, не в каждом тендере такие жесткие условия. Всегда есть возможность принять участие.

Беречь деловую репутацию
Обязательно платить вовремя все налоги, не попадать в реестры недобросовестных поставщиков и т.д. Почти все заказчики просят справку об отсутствии задолженности по налогам. Значит, задолженности не должно быть.

Получить электронную подпись для участия в тендерах
Это обязательное условие. Без электронной подписи нельзя будет принять участие в 80% тендерных процедур. Вариантов нет, нужно получать. Лучше всего получать универсальную электронную подпись, которая работает на большинстве тендерных площадок. Такая подпись имеет вид токена (флешки), физически вставляется в компьютер. Получить подпись можно в одном из удостоверяющих центров. Наиболее известные из них – «Контур» и «Тензор». Есть и другие компании. Мы пользовались и теми и другими, сначала пользовались Контуром, потом перешла на Тензор. По сути , ничем не отличаются, у «Тензора» офис более удобно для нас расположен. Цена такой подписи около 15000 руб. , лицензия выдается на 1 год и каждый год нужно продлевать подписку за деньги. В дополнение к электронной подписи нужно приобрести лицензию на программу «Крипто Про». Это специальная программа, без которой ЭЦП не работает. Лицензия стоит около 5000 руб. Процесс получения ЭЦП подробно описывать не буду, как правило, нужно предоставить все уставные и учредительные документы, а также лично получить подпись в офисе УЦ. При этом, само продление уже может проходить дистанционно. Возможно, есть дистанционные варианты, в связи с карантином и изоляцией.

Обязательно зарегистрироваться на сайте gosuslugi.ru как ЮЛ
Как правило, если есть учетная запись ФЛ Генерального директора и ЭЦП, то зарегистрировать организацию на Госуслугах достаточно просто. Но это делается только после получения ЭЦП. После регистрации на сайте, нужно зарегистрировать личный кабинет на сайте zakupki.gov.ru. Это, так называемая Единая Информационная Система в сфере закупок. Без регистрации на этом портале невозможно участвовать в Государственных закупках.

Купить компьютер на Windows
Да, да. Все эти электронные подписи, и другие сложные системы работают только из ОС Windows. Поэтому, пользователи макбуков, добро пожаловать в волшебный мир Windows.

Купить подписку на агрегатор тендеров
Это не является обязательным условием. В отличии от тех, которые упомянуты выше. Но, забегу немного вперед, и расскажу как вообще мир узнает о тендерах. Все не так просто, как кажется. С госзакупками все относительно просто, вся информация о такие тендерах публикуется на zakupki.gov.ru. Поэтому, если планируете работать исключительно с государством, то агрегатор тендеров можно не покупать. Но, если коммерческие торги тоже в сфере ваших интересов, то использовать только zakupki.gov.ru будет недостаточно.

Почему недостаточно?

Есть больше 100 тендерных площадок. Разные компании размещают закупки на разных площадках. Поэтому, чтобы узнать о новом тендере, нужно будет не реже 1 раза в неделю заходить на все тендерные площадки (или на основные) и смотреть, нет ли там тендера по нашей тематике.

Чтобы этим не заниматься, можно прибрести подписку на систему поиска тендеров. Это, фактически, программа, которая обходит большинство тендерных площадок и выдает информацию о нужных нам тендерах. Достаточно один раз настроить и дальше спокойно пользоваться. Средняя стоимость годовой подписки около 20000 руб. Как правило, все системы дают 3-5 тестовых дня. В время которых можно ознакомиться с интерфейсом. НО, главное – это не интерфейс. Главное, чтобы агрегатор видел все нужные тендеры. Иногда бывает так, что один агрегатор работает с той или иной площадкой, а другой нет. Наша компания пользуется агрегатором от Тензор. Хорошая система также от Контура. Также много аналогичных продуктов, с богатством выбора которых вас легко познакомит Гугл.

Получить информацию о тендере
Получили из агрегатора, либо напрямую информацию о предстоящем тендере. Как правило, выглядит это следующим образом.

Иногда бывает, что компания размещает тендер на своем внутреннем тендерном портале
Например
https://zakupki.lsr.ru – Закупки группы ЛСР
https://zakupki.gazprom-neft.ru Закупки Газпром Нефть.

Процесс регистрации на них почти не отличается от регистрации на тендерных площадках. Единственный плюс, что как правило не нужна электронная подпись.

Ознакомиться с тендерной документацией
После того, как зашли на тендерную площадку, необходимо ознакомиться с тендерной документацией. Это документ, либо набор документов, где подробно описано техническое задание, набор документов для участия в тендере и требования к участникам.

Порядок ознакомления с тендерной документацией:

● Изучить требования к участникам. Требования могут быть абсолютно разные. Как самые простые, например регистрация на территории РФ, отсутствие долгов по налогам, ненахождение в состоянии реорганизации. До самых строгих требованиях.

Например, может быть предложено подтвердить опыт выполнения аналогичных проектов на сумму не менее «X» рублей с компаниями «ТОП 10» сегмента в последние 12 месяцев. При этом подтвердить это нужно копиями договоров и актами.

● Если по требованиям компани не проходит, то смысла нет дальше участвовать. Если компания проходит, то читаем дальше. Следующий пункт – это техническое задание. В этом пункте как правило описывается предмет тендера. То есть что нужно сделать. Необходимо реально оценить свои силы, так как, если тендер «не по зубам» и услуги будут оказаны некачественно, то можно оказаться в «Реестре недобросовестных поставщиков», что сильно осложнит дальнейшее участие в тендерах.

● Обеспечение заявки и обеспечение контракта

Часто бывает, что заказчик просит обеспечение контракта и заявки. Как правило, сумма обеспечения заявки 5-10% от суммы контракта. Сумма обеспечения контракта 20-30%. Обеспечение может быть внесено деньгами. То есть можно просто перевести нужную сумму на указанный счет. А можно воспользоваться услугой «банковская гарантия». Банковская гарантия это своего рода страховка. То есть, платите небольшую сумму банку 2000-5000 руб. А банк предоставляет свои гарантии, что если наступит страховой случай, то деньги будут выплачены контрагенту. Как правило, на всех тендерных площадках, есть сервисы, которые предоставляют услуги по оформлению БГ. Для оформления гарантии необходим полный пакет документов, аналогичный подаче документов на кредитование. То есть необходимо будет предоставить банковскую отчетность за последний период.

Мы несколько раз получали БГ. Их предоставляли банки «Открытие» и «Абсолют Банк». В обоих случаях, все было достаточно просто и понятно. У других банков эта процедура более сложная как нам показалось.

Ознакомиться с тендерной документацией
После того, как зашли на тендерную площадку, необходимо ознакомиться с тендерной документацией. Это документ, либо набор документов, где подробно описано техническое задание, набор документов для участия в тендере и требования к участникам.

Порядок ознакомления с тендерной документацией:

● Изучить требования к участникам. Требования могут быть абсолютно разные. Как самые простые, например регистрация на территории РФ, отсутствие долгов по налогам, ненахождение в состоянии реорганизации. До самых строгих требованиях.

Например, может быть предложено подтвердить опыт выполнения аналогичных проектов на сумму не менее «X» рублей с компаниями «ТОП 10» сегмента в последние 12 месяцев. При этом подтвердить это нужно копиями договоров и актами.

● Если по требованиям компани не проходит, то смысла нет дальше участвовать. Если компания проходит, то читаем дальше. Следующий пункт – это техническое задание. В этом пункте как правило описывается предмет тендера. То есть что нужно сделать. Необходимо реально оценить свои силы, так как, если тендер «не по зубам» и услуги будут оказаны некачественно, то можно оказаться в «Реестре недобросовестных поставщиков», что сильно осложнит дальнейшее участие в тендерах.

● Обеспечение заявки и обеспечение контракта

Часто бывает, что заказчик просит обеспечение контракта и заявки. Как правило, сумма обеспечения заявки 5-10% от суммы контракта. Сумма обеспечения контракта 20-30%. Обеспечение может быть внесено деньгами. То есть можно просто перевести нужную сумму на указанный счет. А можно воспользоваться услугой «банковская гарантия». Банковская гарантия это своего рода страховка. То есть, платите небольшую сумму банку 2000-5000 руб. А банк предоставляет свои гарантии, что если наступит страховой случай, то деньги будут выплачены контрагенту. Как правило, на всех тендерных площадках, есть сервисы, которые предоставляют услуги по оформлению БГ. Для оформления гарантии необходим полный пакет документов, аналогичный подаче документов на кредитование. То есть необходимо будет предоставить банковскую отчетность за последний период.

Мы несколько раз получали БГ. Их предоставляли банки «Открытие» и «Абсолют Банк». В обоих случаях, все было достаточно просто и понятно. У других банков эта процедура более сложная как нам показалось.

Подготовка документов
После того, как тендерная документация изучена, регистрация на площадке сделана, необходимо подготовить комплект документов для подачи.

Набор документов может быть совершенно разный. Минимум – это только «Коммерческое предложение».

Максимум – это куча ненужных сканов с дополнительной отправкой еще и бумажных оригиналов.

Чаще всего это 2-3 формы КП и технического предложения, а также стандартный набор учредительных и уставных документов. Рекомендуем этот набор всегда держать под рукой. Их часто спрашивают клиенты и не только в время тендерных процедур. Также может быть запрошена бухгалтерская отчетность за последний отчетный период, штатное расписание, какие отчеты СЗВМ и т.д.

Подача документов
После того, как документы подготовлены, их необходимо отправить через тендерную площадку. Делается это максимально просто. Заходите на страничку тендера на площадке, кликаете по кнопке «Подать документы», «Принять участие» либо что-то подобное. И далее загружаете документы в необходимые окна, подписываете их электронной подписью и отправляете заказчику.

Выглядит все просто. Но часто бывают нюансы, в том числе и технические. Поэтому, никогда нельзя оставлять отправку на последний день. Особенно, если этот день выходной. Нужно всегда стараться подать документы за 2-3 дня до окончания срока. В этом случае, страхуете себя от различных технических неожиданностей.

Стоимость участия
Существуют несколько вариантов оплаты:

● Бесплатное участие. Наиболее простой вариант, когда площадка не берет деньги за участие.

● Оплата по схеме «Платит победитель». В этом случае, участник вносит некий депозит на площадку. Как правило – это сумма от 5000 до 10000 руб. И если участник признается победителем, то тогда эта сумма списывается. Если тендер проигран, то сумма возвращается. Но надо будет быть готовым к тому, что эта сумма заморозится на 30-50 дней в среднем.

● Оплата за участие. Наиболее непонятный и неудобный способ. Когда участник платит именно за участие, и сумма списывается в любом случае, как выигрыша, так и проигрыша.

● Пакетная оплата. Для тех, кто много участвует в тендерах, есть пакеты и подписки на тендерных площадках. Но думаю, что такие компании не ЦА данной статьи, поэтому не будем останавливаться на данном способе.

Аукцион или переторжка

Часто бывает, что тендер проходит в два этапа. На первом этапе, производится отбор 3-4 лучших предложений между которыми в дальнейшем проходит аукцион. Как правило, аукцион проходит онлайн, также на площадке. Один раз, одна нефтяная компания проводила офлайновый аукцион в офисе компании. Но, это скорее исключение.

Переторжка отличается от аукциона тем, что аукцион не онлайн. Заказчик просто предлагает еще снизить цену, от той, которую вы предложили ранее. Снижать не обязательно, у нас был случай, когда мы снизили цену символически на 1 руб. И выиграли тендер. Но, универсального рецепта конечно же нет.